【2019年版】利便性・安全性はExcel超え!?Google スプレッドシートとは?

Google スプレッドシートというツールをご存知でしょうか?

このページをご覧になられている

  • 日頃の入力・記録業務をより効率的に進めている
  • Excelに代わるサービスや仕組みを探している
  • Google スプレッドシートというツールを聞いたことがあり調べている

というあなたにとって「こんなのが欲しかった!」と思ってもらえる表計算ソフトかもしれません。

 

表計算ソフトといえばどこの会社でも利用されている代表的なツールとしてExcelがありますが、Excelとは何が違うのでしょうか?

また、あえてGoogle スプレッドシートを選択するメリットはどこにあるのでしょうか?

 

この記事では、Google スプレッドシートとはいったい何者なのかについてご紹介していきます。

当ブログでは、Google スプレッドシートの使い方についてもご紹介していくので、この記事で興味を持たれましたらぜひそちらもご覧いただき、自分の手でお試しいただければと思います。

 

Google スプレッドシートとは?

Google スプレッドシートとは、Google社が提供している完全クラウド型の表計算ソフトです。Google版のExcelと思っていただけるとわかりやすいかと思います。

クラウドとはインターネットを介して利用できるツールのことだと認識していただければOKです。

これがGoogle スプレッドシートの見本になりますが…ほとんど見た目はExcelと変わりませんよね。

 

数字の記録や資料作成によく利用されるExcelにはない機能、特徴があることから利用するユーザーが増えています。

Googleの本社があるアメリカでは学校教育の現場でも導入されているところも多く、教師だけでなく子どもたちも利用しており、今後ますます利用ユーザーが増えていくことが予想されます。

 

Google スプレッドシートを利用する5つのメリット

さて、そんなGoogle スプレッドシートですがよくExcelと比較されることもあり

「何が違うの?」

と思われることも多いです。

ここでは、Google スプレッドシートについて理解を深めていただくために、利用することで得られる5つのメリットをご紹介していきます。

 

①無料で高機能な表計算ソフトを利用することができる!!

Google スプレッドシートは無料で利用することができます。

Google アカウント(Gmailアドレスを作成すると手に入れることができます)を持っている人であれば誰でも無料で利用することが可能です。

 

Excelを利用するにはPCに導入するためのソフトを購入しなければ利用することができません。

利用するには最低でも毎月12,744円/年(同時にWordやPowerPointなども利用できます)、売り切り商品だと32,184円(Word、Outlookとのセット)の利用コストが発生します。

「PCを買ったときに入っていたよ!!」という方もいらっしゃると思いますが、その場合はPC本体の価格にExcelの料金が含まれていますので実は無料で利用できているわけではありません。

 

ちなみに、Google スプレッドシートにもG Suiteという1ユーザー500円/月〜で利用できる法人向けのプランがありますが、通常の機能に法人向けの管理者機能を加えたサービスになるので、不要であれば無料版のGoogle スプレッドシートでまったく問題ありません。

無料版・有料版ともにGoogle スプレッドシート自体の機能には差はありません。

 

常に最新のバージョンを利用することができる!!

Google スプレッドシートは日々細かなアップデートが行われており、順次新機能が搭載されていきます。その最新機能に対して追加料金を払う必要はなく、機能が搭載され次第誰でも利用をすることができます。

 

Excel(特にPCを買ったときに初めから入っていたExcel)だとバージョンが古くなってもアップデートできずそのまま利用しなければならないものもあったりします。

(今ではあまり事例を聞きませんが)新しいバージョンで作成されたファイルを古いExcelで読み込もうとすると、完全なデータを読み込むことができなかったりすることもありました。

 

Google スプレッドシートではそのような問題も起こりえません。なぜなら、常に最新の機能が提供されており、過去に作成したファイルも最新の仕様に対応するのですから。

 

他の人との共同編集を行えるので作業時間を大幅に削減できる!!

Google スプレッドシートはひとつのファイルに対して複数のユーザーがアクセスすることができます。

そして、そのファイルをアクセスしているユーザー全員が同時に編集に参加することができます。

これまで1人で数時間かけて作成していた資料を、2人、3人で作成すると作業時間を1/2、1/3と短縮していくことができます!!この機能が素晴らしすぎてGoogle スプレッドシートを業務に導入した、という声もよく聞かれます。

 

ここ最近、Excelでも同時編集機能を利用することができるようになりました…が、あくまでそれを利用できるのは最新版のExcelを利用しているユーザーに限った話です。

Excelの契約によっては同時編集機能のない古いバージョンのExcelしか利用できなかったり、Excel Onlineという同じExcelでも別のツールを使うことでようやく同時編集が可能な場合もあります。これはITに詳しくない方にとってはややこしい話です。

 

Google スプレッドシートであれば誰でも同時編集機能を利用することが可能です。普段Google スプレッドシートを使っていない人にも同時編集に参加してもらうこともできてしまいます。

 

記録データを安全に管理できる仕組み!!

  • 添付ファイルを送信する宛先を間違えてメール送信してしまった
  • 誤ったデータを入力し保存してしまったので元のデータに戻せなくなってしまった
  • PCが壊れてしまいデータを消失してしまった

みなさんはファイルの取扱いについて一度はこんな経験をしていませんか?

 

Google スプレッドシートを利用するようになれば上記の心配事に悩まされることはなくなるでしょう。

 

  • 添付ファイルを送信する宛先を間違えてメール送信してしまった→**送信後にファイルの中身を閲覧・編集できなくするための仕組みがあります**
  • 誤ったデータを入力し保存してしまったので元のデータに戻せなくなってしまった→**更新履歴が全て残っているのでバックアップから復元できます**
  • PCが壊れてしまいデータを消失してしまった→**データをオンライン上で管理する完全クラウド型サービスなので別のPCからでも自分のデータにアクセスできます**

 

どうでしょうか?Google スプレッドシートを利用したら全て解決ですね。

 

Google Apps Scriptを使えば自由にオリジナル機能を追加できる!!

**Google Apps ScriptとはGoogle スプレッドシートなどのGoogleサービスを利用者の好みでカスタマイズできるようにしたGoogle社が提供しているプログラミング言語です。

 

Google Apps Scriptが提供している機能は非常に幅広く、Google スプレッドシートに追加機能、自動化機能などの実装のみならず、GmailやGoogle ドライブといった他のGoogleサービスとの連携も可能です。

さらに、作り込める知識さえあれば、LINEやChatworkといった外部ツールとの連携Webサービスの作成を行うことも可能な非常にポテンシャルの高いカスタマイズツールです。

 

比較されるツールとしてExcelをカスタマイズできるプログラミング言語として知られるExcel VBAがあります。

この記事では詳しいサービスの比較はいたしませんが、実装できる機能の幅はGoogle Apps Scriptの方が圧倒的に広く、自由度がものすごく高いです。

 

「プログラミング言語と聞くと難しそう…」と思われそうですが、参考文献がネット上や書籍などで増えてきていることやプログラミングの重要性が高まっていることもあってか、プログラマーでない方でもGoogle Apps Scriptで機能を追加してみた!!という声はよく聞かれます。

Webサイトに掲載されているコードをコピペするだけでも実装できることもあるので、興味があればまずはコピペから体験してみるのも良いかも知れません。

 

Google Apps Scriptについての概要はこちらの記事でもまとめています。

 

おわりに

Google スプレッドシートについてなんとなくでもイメージをつかめていただけたでしょうか?「なんとなく良さはわかった」というだけでとりあえずはOKです。

実際に利用してみて初めて分かる部分もありますので、興味を持たれた方はさっそく利用してみてはいかがでしょうか?とりあえず無料で利用できるので損にはなりませんよ。

 

本ブログではGoogle スプレッドシートをはじめとしたGoogleサービスの使い方、それをカスタマイズするためのGoogle Apps Scriptの使い方についても触れていきます。

もし、本記事でGoogle スプレッドシートやGoogleのビジネスツールに興味を持たれた方は、ぜひ本ブログも活用して日常・業務などに活かしてみてください。

※その他、プログラミングについても記事を投稿していきますので、そちらに興味がある方もぜひ!笑

yoshi

JavaScript、Google Apps Scriptがメイン。Pythonもちょっとだけ。Google Apps Script開発、Pythonスクレイピングなどをする機会が多いです。ご依頼なども承っております。 記事内容についてのご意見・ご指摘などいただけますと幸いです。

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